Ein ehrlicher Einblick in deine erste Projektarbeit als studentische Unternehmensberater:in in Bremen
Wenn Menschen „studentische Unternehmensberatung“ hören, denken viele an PowerPoint-Folien und theoretische Frameworks. Aber bei active e.V. liefern wir echte Lösungen für echte Unternehmen. Ich habe mich mit Lena unterhalten, einer unserer Beraterinnen, die gerade ihr erstes externes Projekt abgeschlossen hat. Sie erzählt, wie so ein Projekt wirklich abläuft.
Lena, fangen wir ganz vorne an. Wie bist du auf dieses Projekt gekommen?
Alles begann während unseres Schulungswochenendes. Wir hatten gerade zwei intensive Tage mit Workshops hinter uns, von Projektmanagement bis Kundenkommunikation. Am letzten Tag bekamen wir die Projektbeschreibungen und mussten unsere Bewerbungen abgeben. Mich hat ein Prozessoptimierungsprojekt für ein mittelständisches Fertigungsunternehmen angesprochen, weil es zu meinem Wirtschaftsingenieurstudium passte. Aber ehrlich gesagt hatte ich auch ziemlich Respekt davor. Es war schließlich mein erstes echtes Beratungsprojekt.
Was passierte, nachdem du dem Team zugewiesen wurdest?
Es ging sofort los. Bis Mittwoch der ersten Woche hatten wir bereits unser internes Kick-off mit der Projektleitung und dem Controlling. Dieses Meeting hat den Ton für alles Weitere gesetzt. Wir haben uns vorgestellt, über unsere Erwartungen gesprochen und unsere Arbeitsregeln festgelegt. Eine Sache ist mir besonders in Erinnerung geblieben: Unsere Projektleiterin hat sehr deutlich gemacht, dass wir proaktiv sein und Verantwortung übernehmen müssen. Sie sagte so etwas wie: „Ich bin hier, um euch zu begleiten, nicht um die Arbeit für euch zu machen.“ Das ist hängengeblieben.
In dieser Sitzung haben wir auch unsere Teamleitung gewählt. Maximilian hat sich freiwillig gemeldet, weil er schon etwas Erfahrung mit der Koordination von Gruppenprojekten im Studium hatte. Rückblickend hat es einen riesigen Unterschied gemacht, jemanden zu haben, der sich um die Organisation kümmert.
Wie habt ihr euch auf das Treffen mit dem Kunden vorbereitet?
Da hat uns die strukturierte Herangehensweise wirklich geholfen. Bevor wir überhaupt Kontakt zum Kunden aufgenommen haben, haben wir Zeit damit verbracht, den Projektumfang zu verstehen und unsere Fragen vorzubereiten. Unsere Projektleiterin hat in den ersten Tagen jede E-Mail geprüft, die wir entworfen haben. Das fühlte sich ein bisschen wie Fahrrad fahren mit Stützrädern an, aber jetzt verstehe ich es. Wenn man active gegenüber einem zahlenden Kunden vertritt, kann man sich keine Missverständnisse leisten.
Das externe Kick-off fand in der zweiten Woche statt. Als ich in diesen Konferenzraum ging, war ich ziemlich nervös. Aber dass unsere Projektleiterin dabei war, gab uns Sicherheit. Sie übernahm die ersten Vorstellungen und ließ uns dann nach und nach übernehmen. Der Kunde war tatsächlich überrascht, wie gut wir vorbereitet waren.
Erzähl uns von der Angebotsphase. Wie war das?
Intensiv. Wir hatten etwa eine Woche Zeit, um unser erstes Verständnis in ein formelles Angebot zu verwandeln. Der Prozess hatte mehrere Feedbackschleifen eingebaut. Zuerst haben wir einen Entwurf bei unserer Projektleiterin eingereicht, die jede einzelne Seite durchgegangen ist. Sie hat Dinge entdeckt, an die wir gar nicht gedacht hatten, wie das Risiko einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs oder unklare Liefergegenstände. Dann hat unser Controller es auf inhaltliche Richtigkeit geprüft. Als wir schließlich intern vor dem Vorstand präsentiert haben, hatten wir schon drei oder vier Iterationen hinter uns.
Die interne Präsentation fühlte sich an wie eine Generalprobe. Vorstandsmitglieder stellten schwierige Fragen, dieselben, die auch der Kunde stellen könnte. Als wir dann beim Kunden präsentierten, waren wir bereit.
Wie habt ihr die eigentliche Arbeit organisiert, als das Projekt losging?
Wir haben ein GANTT-Diagramm verwendet, um unseren Zeitplan zu verfolgen, und hatten wöchentliche Team-Calls. Jeder hat seine Stunden in einen gemeinsamen Stundenzettel eingetragen. Das klingt bürokratisch, war aber tatsächlich entscheidend, um die Arbeit fair zu verteilen. Wir hatten uns alle auf eine Mindestanzahl von Beratertagen verpflichtet, und der Stundenzettel half uns zu sehen, wer vielleicht Unterstützung brauchte.
Unsere Teamleitung, Maximilian, war super darin, bei jedem von uns einzeln nachzufragen. Er hatte einen laufenden Chat mit der Projektleitung, in dem er Herausforderungen früh angesprochen hat. Einmal haben wir festgestellt, dass wir zusätzliche Daten vom Kunden brauchten, die nicht im ursprünglichen Umfang enthalten waren. Weil er das schnell gemeldet hat, konnten wir es mit dem Kunden klären, bevor es zum Problem wurde.
Wie lief die Kommunikation mit dem Kunden während des Projekts?
„One face to the customer“ war unser Prinzip. Maximilian hat den Großteil der direkten Kommunikation übernommen, aber immer mit unserer Projektleiterin im CC. Bei wichtigen Terminen, wie der Zwischenpräsentation und Vor-Ort-Besuchen, war unsere Projektleiterin immer dabei. Es ging nicht darum, uns zu kontrollieren. Es ging darum, dem Kunden zu zeigen, dass active mit erfahrener Begleitung hinter seiner Arbeit steht.
Die Zwischenpräsentation um Woche elf war ein Wendepunkt. Wir haben unsere vorläufigen Erkenntnisse präsentiert, und der Kunde hat tatsächlich einige unserer Annahmen hinterfragt. Für einen Moment bin ich in Panik geraten. Aber unsere Projektleiterin ist ruhig eingestiegen, nicht um uns zu korrigieren, sondern um das Gespräch neu zu rahmen. Später hat sie erklärt, dass es zum Lernen dazugehört, zu wissen, wann man eingreift. Kleine Fehler sind in Ordnung. Grundlegende Missverständnisse müssen sofort angesprochen werden.
Wie war die Abschlussphase?
Die letzten Wochen haben wir damit verbracht, unsere Empfehlungen zu verfeinern und das finale Deliverable vorzubereiten. Zu diesem Zeitpunkt hatten wir als Team einen guten Rhythmus entwickelt. Die Abschlusspräsentation beim Kunden lief reibungslos. Wir kannten das Material in- und auswendig und konnten Fragen souverän beantworten. Zu sehen, wie der Kunde bei unseren Empfehlungen zustimmend nickte, war unglaublich erfüllend.
Nach der Kundenpräsentation gab es noch einige interne Aufgaben: Projektdokumentation einreichen und Feedback-Formulare ausfüllen. Unsere Projektleiterin hat auch mit jedem von uns einzelne Reflexionsgespräche geführt, was ich sehr wertvoll fand. Sie gab mir konkretes Feedback zu meiner analytischen Arbeit und meinem Kommunikationsstil. Sachen, die ich für das nächste Projekt tatsächlich verbessern kann.
Was hat dich rückblickend am meisten überrascht?
Zwei Dinge. Erstens, wie sehr Struktur, Kreativität unterstützt. Ich dachte, all die Checkpoints und Feedbackschleifen würden sich einschränkend anfühlen, aber sie haben uns tatsächlich befreit, uns auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Wir haben uns nicht ständig gefragt, ob wir auf dem richtigen Weg sind, weil das System Probleme früh aufgefangen hat.
Zweitens, wie viel ich über die fachlichen Fähigkeiten hinaus gelernt habe. Kundenerwartungen managen, Meinungsverschiedenheiten mit Teammitgliedern durcharbeiten, unter Druck präsentieren. Das sind keine Dinge, die man im Hörsaal lernt. Man muss sie erleben.
Hast du einen Rat für jemanden, der überlegt, bei active einzusteigen?
Sei bereit, deine Komfortzone zu verlassen. Die Projekte sind echt, der Einsatz ist echt, und das Lernen ist echt. Aber du bist nie allein. Zwischen deinem Team, deiner Projektleitung, deinem Controlling und der breiteren active-Community gibt es immer jemanden, der die Herausforderung, vor der du stehst, schon erlebt hat. Frag früh um Hilfe, kommuniziere offen und übernimm Verantwortung für deine Arbeit. Das ist wirklich die Formel.
Du möchtest Beratung hautnah erleben? Erfahre mehr über den Einstieg bei active e.V. auf www.active-bremen.de oder schreib uns direkt an. Wir freuen uns immer über motivierte Studierende, die etwas bewegen wollen.