In diesem zweiteiligen Beitrag beleuchten wir die Hintergründe unserer Wiki-Einführung und klären die Frage, wieso dies auch für andere Organisationen ein mögliches Instrument zur Wissens-Sicherung sein kann.
In unserem Alltag hat es längst einen festen Platz erhalten. Wer war nochmal der zweite Bundespräsident? Wie arbeiten Enzyme? Was sind Docker-Container? Für viele Aspekte bieten Plattformen wie Wikipedia wertvolle Möglichkeiten, sich eigenständig und schnell Informationen zu beschaffen. Privat nutzen wir die Vorteile solcher Plattformen schon lange. Dabei konsumieren wir nicht nur Wissen, sondern werden selbst zu Autor*innen, die ihr spezielles Wissen mit der Community teilen. Welche Stärke dieser Ansatz von „Knowledge-Sharing“ hat, lässt sich auch eindrucksvoll bei der Software-Entwicklung beobachten. Umfangreiche Forenbeiträge, in welchen Erfahrungen und Probleme mit anderen geteilt werden, sind bei der Entwicklung von Software unerlässlich. Organisationen, die dieses Prinzip für sich nutzen und ein eigenes Wiki auf den Weg bringen, können damit für ihr Wissensmanagement ein starkes Fundament legen. Wir bei active haben genau das getan.
Welche Vorteile bietet ein Wiki?
Wir sehen das Wiki im Kontext von active insbesondere als ein Werkzeug zur Verbesserung unseres Wissensmanagements. Aus unserer Perspektive bietet ein Wiki drei Vorteile, die wir für unsere Organisation erreichen.
1. Wissen von Mitgliedern bleibt auch nach Verlassen der Organisation vorhanden
Eine anhaltende Herausforderung bei active ist die hohe Fluktuation, verglichen zu etablierten Unternehmen. Wissensmanagement hat daher einen großen Stellenwert. Das Wiki ist der Ort, an dem wir wichtiges Wissen unserer Mitglieder speichern und dieses somit auch nach Verlassen der Mitglieder zu Verfügung steht.
2. Das Wiki als „Single Point of Truth“ ermöglicht ein eigenständiges Informieren der Mitglieder.
Unsere Mitglieder haben durch das Wiki die Möglichkeit, selbstständig Antworten auf ihre Fragen zu finden. So können sie unabhängiger und schneller arbeiten, während gleichzeitig die Ansprechpartner*innen von sich wiederholenden Rückfragen entlastet werden. Daneben schaffen wir einen Ort, an dem das Wissen vereinheitlicht wird. Widersprüchlichen Informationen und Wissensständen kann so entgegengewirkt werden.
3. Demokratisierung und Gesamtverantwortung der Organisation
Wir verstehen uns als eine heterogene Gemeinschaft, die sich aus Studierenden und Promovierenden mit unterschiedlichen Wissensständen und Erfahrungen zusammensetzen. Durch das Wiki durchbrechen wir das Silo-Wissen und schaffen einen Ablageort für die eigenen Kenntnisse und Erfahrungen. Das Wiki verzichtet dabei auf jegliche Hierarchien. Jedes Mitglied kann auf das Wiki zugreifen und auch eigene Artikel erstellen. So stärken wir die Eigeninitiative, das Wiki aktiv mitzugestalten.
Wie könnte das Wiki im Unternehmenskontext aussehen?
Zwei fiktive Anwendungsfälle veranschaulichen die flexible Funktionsweise:
Der neue Mitarbeiter ist erst vor kurzem ins Unternehmen gestoßen und möchte einen Meetingraum buchen. In einem Wiki-Beitrag findet er eine Anleitung, wie er per Outlook den Raum für sich buchen kann. So konnte er selbstständig seine Anliegen klären und war nicht gefordert, jemand weiteres für die Raumbuchung zu involvieren.
Aber auch spezifischere Fälle können von Interesse sein:
Die Verantwortliche für das Drittlandgeschäft erklärt in einem Artikel den Ablauf von Exporten in Länder außerhalb der EU und beschreibt einige exemplarische Fallstricke. Interessierte Mitarbeitende, die nicht direkt für das Exportgeschäft tätig sind, können sich so in den Prozess einlesen und werden für die Zusammenhänge, die indirekt auch deren Arbeit beeinflusst, sensibilisiert. Die Transparenz im Unternehmen wird so gesteigert.
Kurzes Fazit: der Wiki-Ansatz bietet nicht nur für uns als studentische Vereinigung Vorteile, sondern ist sicherlich auch für Unternehmen eine interessante Option, um Wissen an einem einheitlichen Ort zu erfassen.
Welche Aspekte bei der Einführung eines Wikis zu beachten sind und welche Ansätze wir für die Implementierung genutzt haben, werden wir in Teil 2 unseres #insights Beitrages beleuchten…